Flujo de trabajo, "workflow"

Hoja de trabajo from Rafael Quiroz

Flujo de trabajo o "workflow" significa justamente lo que se ha estado viendo en este capítulo: el proceso que se sigue desde que llega el encargo hasta que sale el producto. Cualquier imprenta tiene su flujo de trabajo; puede que este proceso esté más o menos estudiado, optimizado o automatizado, pero en cualquier caso cada organización tiene su forma de gestionar la sucesión de operaciones de su sistema yeso define su flujo de trabajo.

Si bien hay diversos factores que influyen en el acortamiento de los plazos de entrega que exige el mercado (avances tecnológicos de la maquinaria, mejoras en las telecomunicaciones, etc.), se sabe que la optimización del flujo de trabajo es un factor clave para la mejora de la productividad y por ello de la rentabilidad de una empresa.

En esta línea existen softwares de flujo de trabajo que automatizan las secuencias de las tareas desarrolladas para la ejecución del proceso, incluyen el seguimiento del estado de cada una de sus etapas, buscando la gestión integral. Acercan personas, tareas y máquinas acelerando la realización del trabajo y permitiendo tareas en equipo desde diferentes lugares físicos. Los objetivos son:

• ·         Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y la organización del sistema (presupuestos, pedidos, OT, forma impresora, impresión, manipulación, entrega, facturación, costes, evaluación de indicadores, toma de decisiones, etc.)
• ·         Relacionar entre sí todas las etapas del sistema.
• ·         Establecer mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos.
• ·         Independizar el método de las personas que lo ejecutan.
• ·         Detectar las necesidades de formación del personal.
• ·         Soportar procesos de reingeniería e innovación del negocio.
• ·         Agilizar el proceso de intercambio de información y la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.
• ·         Orientar la empresa al servicio al cliente.

Algunas imprentas vinculan el software de flujo de trabajo con sistemas de seguimiento de la producción online, una forma de que el cliente pueda consultar en la página web de la empresa la fase en la que se encuentra su pedido, su estado y previsión de entrega.

La proliferación de empresas
certificadas con el estándar

de gestión de calidad (ISO

9001 :2001) comprueba que
existe gran preocupación por el
control del proceso. 

Un diagrama de flujo es una
representación gráfica de los
pasos de un proceso mediante
símbolos determinados. Es útil
para tomar conciencia del pro-
ceso de un sistema, detectar
fallos en su secuencia y mejorar
su organización.